Faq по программе органайзеру exiland assistant

Machy – лучшая программа напоминалка

Первым делом необходимо скачать саму программу Machy на домашний компьютер по одной из ниже приведенных ссылок:

Скачать MACHY с официального сайта
или
Скачать MACHY с Яндекс.Диск

Программа уже давно не обновляется, но по-прежнему отлично работает на всех платформах windows (win7, win8, win10, XP, vista) и простая в использовании. После скачивания архива на рабочий стол, необходимо его распаковать в удобную для вас директорию на ноутбуке или стационарном ПК.

В корневой папке утилиты двойным щелчком открываем файл Machy.exe. После запуска программы можно будет увидеть её весь функционал и возможности, после чего приступим к настройке утилиты. После первого приветствия и нажатия кнопки «ОК», данный софт автоматически свернётся в трее, правый нижний угол экрана. Чтобы развернуть его просто два раза кликните по нему, затем, когда откроется окно самой программы, в нижнем левом углу утилиты нажмите на «Настройки».

На первой вкладе «Общие» уберем всего одну галочку «Запустить программу\Документ» и ничего больше не трогаем, если вам там точно ничего не нужно из базовых параметров задач программы. По умолчанию календарь напоминалка на рабочий стол на русском языке будет запускаться автоматически при старте операционной системы windows.

На второй вкладке «Фалы» ставим галочку «проигрывать звуковой файл». Далее подберите себе аудиофайл, который бы вы хотели слышать при выполнении события.

Обратите особое внимание! Файл должен быть в формате .wav. Для этих целей есть онлайн конвертеры, при помощи которых можно преобразовать любой звук или мелодию в другой аудио формат

Онлайн преобразование звуков в формат .wav

http://audio.online-convert.com/ru/convert-to-wav

На следующей вкладке настроек – Разное, ставим везде по нулям т.к. в дальнейшим мы с вами зададим точную дату и время напоминания.

Активируем галочку как на скриншоте для показа вашего сообщения, ниже выбрав его объём. Ставим максимальное значение 150 символов, этого вполне достаточно. Сохраняем настройки нажатием кнопки ОК.

Для теста осталось только создать небольшое задание для того чтобы посмотреть, как это все работает в деле.

В главном окне программы Machy добавляем новое условие.

Перед вами откроется ряд возможностей на любой выбор.

Для теста хватит первого варианта, который можно выбрать в левой колонке, активировав нужный чекбокс. Для теста хватит – «Напомнить что-либо».

Настаиваем время и дату, вбиваете нужный текст, нужную мелодию в формате .wav, предварительно активировав чекбокс. Как сконвертировать аудиофайл в нужный формат писал уже выше. Нажмите ОК.

В главном окне программы после таких действий появится список задач, среди которых только что созданные нами условиями.

Разные напоминалки на компьютер на русском могут отличаться друг от друга, все они так или иначе имеют свои плюшки. Machy не нужна установка, причем, запускается при старте операционной системы, находясь в любой директории.

Такая простая программа и больше не нужно ничего запоминать в своей голове. Всю работу выполняет настроенный нами софт – дату, время, Дни Рождения, работа, дела, поздравления. Всё это напоминание происходит в назначенное время, в автоматическом режиме.

Авторские права

Авторские права Exiland Assistant принадлежат компании Exiland Software.

Условия использования

1) Демо-версия программы предназначена только для ознакомления. Пользователь демо-версии имеет право устанавливать и использовать ее совершенно бесплатно в течение 30 дней.

2) Для использования полной версии Exiland Assistant Personal необходимо приобрести лицензию. Для юридических лиц или ИП необходимо оформить лицензию на юридическое лицо или ИП. Для личного использования программы (в домашних условиях) лицензию необходимо оформить на физическое лицо.

3) Полная версия Exiland Assistant Personal доступна для скачивания только из Личного кабинета, расположенного на сайте программы. Доступ к Личному кабинету предоставляется пользователю после приобретения лицензии.

4) Приобретение одной лицензии предполагает использование программы Exiland Assistant на одном ПК (или съемном носителе, подключая его к разным ПК, поочередно). Для установки программы Exiland Assistant на нескольких ПК (носителях) необходимо приобрести соответствующее количество лицензий.

5) Срок действия лицензии не ограничен по времени.

6) В стоимость лицензии включен один год бесплатных обновлений и технической поддержки, с момента приобретения лицензии. По истечении срока подписки Пользователь имеет право продолжать использовать имеющуюся у него версию. Для дальнейшего получения обновлений и технической поддержки необходимо продлить срок подписки, используя Личный кабинет на сайте программы.

7) Лицензия не может быть передана, подарена, переоформлена на другое физическое или юридическое лицо/ИП. Для оформления лицензии на другое лицо необходимо приобрести лицензию.

Права и обязанности

1) Пользователь не имеет права распространять, копировать, эмулировать, создавать новые версии, продавать, изменять, декомпилировать, дизассемблировать, изучать код программы. Любое нелегальное использование означает автоматическое и немедленное прекращение действия настоящего соглашения и может преследоваться по закону Российской Федерации.

2) Пользователь программы имеет право на техническую поддержку, в соответствии с планом подписки на обновления.

3) Пользователь имеет право присылать на адрес разработчика пожелания по улучшению программы, а автор программы — рассмотреть и принять решение о доработке программы.

4) Автор программы обязан предоставить зарегистрированному пользователю данные для доступа к Личному кабинету, ссылки для скачивания программы и инструкции.

5) Автор программы имеет право прекратить поддержку старых версий по истечении 2 лет с момента выпуска более новой версии.

6) Автор программы имеет право изменять условия данного соглашения в одностороннем порядке.

Техническая поддержка

1) Техническая поддержка Exiland Assistant осуществляется по электронной почте, skype или через форму обратной связи https://exiland-soft.com/ru/support.html

2) Консультирование пользователей осуществляется только по вопросам, относящимся к программе Exiland Assistant.

Конфиденциальность

1) Пользователь зарегистрированной копии программы не имеет права разглашать регистрационную информацию, а именно, лицензионный ключ, полученный им при регистрации, а также публиковать в открытых источниках дистрибутив программы или ссылку на него.

2) Автор программы обязан хранить любую конфиденциальную информацию, полученную от пользователя, в строгой секретности, не передавать ее кому-либо без разрешения пользователя.

Ответственность

1) Использование Exiland Assistant не предполагает каких-либо обязательств со стороны автора.

2) Автор также не несет ответственности за ущерб, причиненный в результате использования данной программы.

3) Программа Exiland Assistant поставляется «как есть» в соответствии с принципом «AS IS», общепринятым в международной компьютерной практике. Это означает, что за возникающие в процессе эксплуатации программы технические проблемы разработчик ответственности не несет. Однако со стороны разработчика делается все возможное, чтобы подобных проблем не возникало.

4) За нарушение авторских прав на программу нарушитель навсегда лишается права на использование программы, техническую поддержку, получение обновлений и новых версий Exiland Assistant, а также несет гражданскую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Принцип работы

Вы запускаете Exiland Assistant Enterprise с жесткого диска вашего ПК или флешки и выполняете первую синхронизацию с сервером Exiland Assistant Server, при которой все данные с сервера поступают в локальную базу.

Далее для работы с базой данных постоянная связь с Exiland Assistant Server не требуется.

Вы редактируете данные, создаете новые записи и периодически, например, 1 раз в 15 минут синхронизируетесь с сервером. Изменения вносятся в вашу локальную базу данных, расположенную на вашей машине. Для того, чтобы эти изменения увидели другие пользователи вам необходимо отправить несинхронизированные записи на сервер (выполнить синхронизацию данных с сервером Exiland Assistant Server). Для этого нажмите соответствующую кнопку, расположенную на панели синхронизации. При этом транслируются все изменения на сервер в центральную базу данных, а записи, созданные или измененные другими пользователями, вы получите с сервера. Таким образом, произойдет обмен данными.

Каждый из пользователей может синхронизироваться с сервером.

Частота синхронизации. По-умолчанию, в настройках синхронизации (меню «Сервис — Настройки») установлена автоматическая синхронизация каждые 15 минут. Вы можете изменить настройки на свое усмотрение.

Рекомендация: Желательно не накапливать слишком много изменений, а по-чаще синхронизироваться с сервером.

В правом верхнем углу главного окна программы вы увидите панель синхронизации, где отображается количество измененных, но еще несинхронизированных с сервером записей. Здесь также расположены основные кнопки работы с сервером:

  • Синхронизация с сервером (для ручного запуска синхронизации);
  • Получение информации о последней синхронизации;
  • Настройки синхронизации.

На изображении видно, что не синхронизировано 12 записей. Кликнув мышью по этой надписи на экране отобразится список измененных, но не синхронизированных записей.

Иконка слева показывает тип измененной записи:

  • папка — группа;
  • предприятие — магазин;
  • человек — персона;
  • черно-белая голова — пользователь Exiland Assistant.

Во время ближайшей синхронизации все эти изменения будут отправлены в центральную базу на сервер.

При запуске синхронизации появится окно синхронизации в котором поэтапно будет отображаться ход выполнения синхронизации. Если во время синхронизации возникнет ошибка или проблема, то синхронизация прервется с откатом в то состояние базы, которое было до момента синхронизации и в журнал запишется текст ошибки или проблемы.

Журнал работы сервера и синхронизаций за текущий день хранится на сервере в папке синхронизации. Для просмотра журнала вы можете нажать на кнопку получения информации о последней синхронизации, расположенную на панели синхронизации. Журналы за предыдущие дни доступны для просмотра в программе Exiland Assistant Server.

Для удобства у вас есть возможность подсветить несинхронизированные записи, а также новые записи, полученные с сервера (введенные другими пользователями) при последней синхронизации. Для этого существуют две правые кнопки панели синхронизации.

Настройки синхронизации позволят вам гибко настроить процесс синхронизации под ваши требования, а также поможет в решении возможных проблем, связанных с синхронизацией. Окно настройки синхронизации вы можете вызвать из меню «Сервис — Настройки — Синхронизация» или кликнуть по соответствующей кнопке, расположенной на панели синхронизации.

В настройках вы можете указать автоматическую синхронизацию с заданной периодичностью.

Внимание! Автоматическая синхронизация начинается при условии, что из главного окна программы не открыто никаких всплывающих окон или диалогов и зависит также от опции

» Начинать синхронизацию только при бездействии пользователя в течении 15 секунд»

Пункт меню «Сервер — Обновить программу с сервера» предназначен для удобства обновления программы клиента и/или скинов, если появились новые скины на сервере или в программе были исправлены какие-либо ошибки или что-то доработано. Подробно об обновлении программы вы можете узнать из раздела Обновление программы.

Полное удаление программ в Soft Organizer

Основной функцией Soft Organizer изначально была возможность полного удаления программ, построенная на технологии Full Uninstall (это старое название Soft Organizer).

Установку любой неизвестной программы лучше всего производить под присмотром Soft Organizer. В результате этого будут записаны все действия программы-установщика и в будущем все эти изменения можно будет вернуть, откатив систему к первоначальному состоянию.

1.1 Как работает отслеживание в Soft Organizer?

Процесс слежения состоит из двух основных модулей: слежение за системным реестром и слежение за файловой системой. Изменения в реестре выявляются путем сравнения двух снимков реестра (до и после установки). Изменения в файловой системе выявляются в реальном времени параллельно с процессом установки. Данная схема позволяет достаточно быстро узнать обо всех изменениях в целом и выделить их в отдельный конфигурационный файл, который в дальнейшем будет использован для удаления.

Если приложение, установка которого была отслежена, будет удалено не через Soft Organizer, то конфигурационный файл с данными обо всех следах будет зарезервирован утилитой, что позволит в любой момент удалить их из системы в будущем.

1.2 Как быть, если установка удаляемой программы не была отслежена?

Конечно, отслеживать установку всех программ не стоит, так как проверенные приложения в этом не нуждаются. Но как быть, если непроверенное приложение было установлено без отслеживания (например, до установки Soft Organizer)? На этот случай разработчики предусмотрели специальный алгоритм поиска следов, который можно задействовать при удалении такой программы.

После удаления программы через Soft Organizer, в качестве завершающего этапа утилита предложит провести поиск следов и удалить их из системы. В ряде случаев этого будет достаточно, чтобы устранить все упоминания об удаляемой программы из системы.

Но есть ситуации, когда такой метод не поможет. Например, если в процессе установки были изменены некоторые параметры системы. Тогда поиск и удаление следов не вернет настройки в первоначальное состояние. Именно потому непроверенные программы лучше всего устанавливать с отслеживанием.

Администратор

Администратором называется любой пользователь, имеющий полные права или входящий в ADMINISTRATORS. Все остальные права ему назначать не обязательно, поскольку он уже имеет максимальные привилегии.

Группа ADMINISTRATORS всегда имеет полные права.

Пользователь Admin не имеет личных прав, но просто включен в группу ADMINISTRATORS, и поэтому, имеет полные права, делегированные ему группой ADMINISTRATORS.

Только администратор может создавать новых пользователей и назначать им права на функции программы.

Для изменения некоторых настроек программы требуются права администратора.

Права делятся на 2 категории:

1) Права на функции программы

2) Права на данные

В программе может быть создано неограниченное количество пользователей с полными правами

Только пользователь с полными правами может назначить полные права еще кому-либо Очень важно не забыть пароль администратора, иначе можно навсегда потерять управление пользователями и их данными. Рекомендуется назначить права администратора хотя бы еще одному пользователю

Для надежности рекомендуется администраторам указать контрольный вопрос и ответ на него в меню «База данных — Пользователи и права».

Контрольный вопрос в версии Personal вы можете указать в меню «База данных — Защита базы данных — Пароль на вход в программу».

Поиск идеальной программы подзатянулся…

Как правило, те, кто только начинают свой бизнес, ведут список в Excel, но ведение базы клиентов в Excel с напоминанием невозможно. Поэтому Excel мы даже не стали рассматривать в качестве базы данных (БД).

Искали подходящую программу среди сетевых многопользовательских органайзеров, чтобы руководитель мог видеть работу всех менеджеров. Online органайзеры нам не подходят — они хранят данные на сайте поставщика услуг, что не обеспечивает нужного уровня безопасности данных. К тому же они малофункциональны.

В WinOrganizer имеется возможность создавать только список друзей, знакомых (и то она тормозит, когда база сильно разрастается), а создавать базу по предприятиям не позволяет.

Outlook оказалась довольно громоздкая, слишком сильно тормозила. Также Outlook не имеет закладок, не удобно реализована фильтрация, что затрудняет поиск конкретной записи. Для человека, ценящего свое время, это недопустимо, поэтому нам пришлось от нее отказаться и продолжить поиски более подходящей программы.

Следующим кандидатом стала известная всем Microsoft Access. Что оттолкнуло после установки — нет простоты и интуитивной понятности. Ее мы быстро забраковали, так как для эффективной работы с ней требовалось, как минимум, уметь программировать на Visual Basic, быть знакомым с основами проектирования баз данных и знать SQL. Реалии современного бизнеса таковы, что любой менеджер рано или поздно уходит, а чтобы обучить работе с Microsoft Access нового сотрудника потребуется как минимум несколько месяцев, что абсолютно неприемлемо для фирм находящихся в условиях жесточайшей конкуренции.

Поиски подзатянулись… Однако мы не сдавались, и однажды скачав очередной органайзер на официальном сайте, мы поняли, что нашли как раз то, что так долго искали. Этой программой оказался сетевой органайзер Exiland Assistant Enterprise. Он выгодно отличался от аналогов. Например, в LeaderTask поле контакта не содержит строки для Skype, соц.сетей, телефоны не разграничены на домашний, сотовый и рабочий, информацию о клиентах в нее вносить нельзя, так как эта функция не предусмотрена. И вообще, LeaderTask — это больше менеджер задач, чем софт для управления клиентами.

А в Exiland Assistant есть все, что нам нужно. Можно также расширять структуру данных — добавлять свои поля ввода, если предусмотренных программой недостаточно. Данные хранятся в надежно защищенном файле на одном из ПК в локальной сети предприятия, а не где-то в облаке.

Из каких разделов состоит персональный органайзер Exiland Assistant?

Exiland Assistant состоит из 6 основных разделов, позволяющих хранить данные в структурированном виде. Ежедневник поможет упорядочить контакты, организации, текстовые заметки, web-ссылки, пароли в едином информационном пространстве и обеспечит безопасность данных и быстрый поиск.

Раздел «Организации» представляет список ваших организаций

Вы можете хранить список клиентов, партнеров, подрядчиков, конкурентов, должников и других, планировать звонки и любые дела по ним, вести историю общения на закладке События. Если в карточке нет нужных вам полей — добавьте их в меню Сервис/Настройки и они отобразятся в закладке «Доп.инфо» в карточке. Справочники организационно-правовых форм и сфер деятельности настраиваемые, задаются в настройках программы.

Карточка компании в личном органайзере. Ведение событий: звонков, встреч

Раздел «Задачи» позволяет вести списки задач по проектам и домашним делам

В этом разделе создайте подгруппы для одноразовых задач, например, «По бизнесу», «Домашние дела», «Отдых и развлечения» и добавьте такие задачи как «Отправить отчет», «Позвонить клиенту», «Выбрать варианты для путешествия», «Починить дверцу на кухне» или «Решить вопрос с интернетом».

Внесите повторяющиеся задачи. Ими могут быть «Заплатить за кредит» раз в месяц, «Оплатить коммунальные услуги» раз в месяц, «Проглистогонить кота Тишку» раз в 5 месяцев, «Сменить картридж для фильтра» раз в пол.года. И таких задач по дому может быть масса.

Ведение личных дел в персональном органайзере Exiland Assistant Personal

Личный органайзер не даст вам забыть про важные дела — напомнит о них всплывающим окном или миганием значка в области уведомлений. Если во время напоминания компьютер был выключен, ежедневник напомнит о задаче как только ПК будет включен.

Внезапно нахлынувшие мысли должны «отлежаться» и быть детально проработанными, чтобы начать реализацию идеи. Запишите их в Exiland Assistant в раздел заметок и вернитесь к ним позже, когда будете чуть более свободны от текущих дел.

Лучшие проверенные кулинарные рецепты бабы Зины просто нельзя потерять, без них не получится ни праздничный стол, ни чаепитие с друзьями. Собирайте, пробуйте, записывайте в Assistant.

Номера кредитных карт, банковских счетов, учетные записи от разных сайтов, включая пароли, также удобно хранить в заметках или разделе для хранения ссылок.

Ведение личных заметок в персональном органайзере Personal

Раздел «Ссылки» для хранения web-ссылок, ссылок на локальные и сетевые файлы и папки

Разгрузите рабочий стол Windows от ярлыков — внесите их в личный органайзер Exiland Assistant. Добавьте сохраненные избранные web-ссылки из браузеров Firefox, Chrome, Internet Explorer, чтобы не потерять их в будущем, после переустановки операционной системы Windows.

3 вида ссылок, которые умеет хранить ежедневник:

  • Ссылка на запись внутри персонального органайзера. Запись может иметь ссылки на другие записи из разных разделов программы. Например, Петров Илья может иметь ссылку «Бабушка» на персону Петрова Марина. Таким образом можно строить родственные связи между персонами
  • Ссылка на файл или папку позволит быстро открывать часто используемые папки и файлы
  • Ссылка на web-ресурс в интернет для хранения адресов сайтов и паролей к ним

Раздел «События» позволяет вести важные события и даты

Записями этого раздела могут быть события персон и организаций, а также общие независимые события. Записи, привязанные к персонам и предприятиям, можно вести в карточке конкретной персоны/предприятия на закладке событий, в также создавать и просматривать в общем списке в разделе «События».

Событиями может быть Звонок, Встреча, Консультация, Напоминание, и т.д. Этот список (типы событий) вы можете самостоятельно задать на свой вкус в настройках программы

Также вы можете хранить Независимые события, которые относятся не к конкретной персоне, а группе людей или ко всем. Например, «Новый год», «Корпоратив», «Дата основания фирмы», «Мед.осмотр».

Используйте базу данных ежедневно дома и на работе и вы заметите увеличение продуктивности ваших дел

Более 3000 домашних пользователей уже используют личный органайзер Exiland Assistant для хранения друзей и родственников, а также клиентов и задач для ведения малого бизнеса

Сравнение версий


Группировка записей, перемещение записей из одной группы в другую

Exiland Assistant позволяет создавать группы и размещать в них контакты персон, предприятия, задачи, заметки и т.д.

Древовидная структура групп позволяет группировать записи нужным образом. Каждая запись должна входить в одну или более групп одновременно.

При необходимости можно переносить любые записи (или несколько записей) из одной группы в другую. Такая возможность позволяет упорядочить данные, что в итоге обеспечивает быстрый поиск. Для переноса нескольких записей из одной группы в другую выделите их, удерживая Shift или Ctrl и нажимая левую кнопку мыши. Схватите левой кнопкой мыши выделенные записи таблицы и перетащите их в дерево групп в нужную группу. Есть другой способ: нажмите правую кнопку мыши на таблице и из выпадающего контекстного меню выберите пункт «Включить в группу …». Выберите группу, в которую хотите включить записи. Теперь аналогично можно исключить выделенные записи из другой группы.

Для изменения групп одной записи можно перетащить ее в дерево или нажать кнопку «Изменить» и в форме редактирования записи отметить галочками группы, в которые следует включить данную запись. Для версии Enterprise для переноса записи в группу должен обладать правами на запись (изменений) в этой группе.

В свойствах группы вы можете указать стиль начертания при отображении группы в дереве, например, сделать ее полужирным, а для версии Enterprise указать права доступа к группе (права назначаются на уровне групп!)

Инструкция для iPhone

На смартфонах от Apple можно скопировать телефонную книгу на ПК несколькими способами. Обычно это делают при синхронизации гаджета с фирменными сервисами от производителя. Однако в большинстве случаев речь идет о перебросе одного контакта. Так как в iPhone нет функции прямого экспорта списков абонентов.

Хранилище iCloud

Фирменный облачный сервис от Apple хранит на своих серверах полную информацию по гаджету пользователя. Даже на бесплатной подписке абонент всегда будет уверен, что его номера скопированы в надежное место, и он сможет получить доступ к ним в любое время.

Для этого потребуется:

  1. Зайти на веб-страницу iCloud под Apple ID, к которому привязан смартфон.
  2. Открыть веб-приложение «контакты». Выбрать одного абонента, либо всю телефонную книгу.
  3. Нажать на экспорт vCard (по шестеренке) для сохранения.

Информация сохранятся в формате VCF на жесткий диск.

iTunes

Официальное приложение для работы с любыми девайсами от компании Apple. Оно создает резервную копию сотового на компьютер. Список можно посмотреть, но скопировать не получится. Если только не выписывать их вручную. Чтобы создать полноценный файл с телефонной книгой, потребуется помощь сторонних программ. О них расскажем ниже.

Обязательно проверьте настройки синхронизации программы «iTunes Store и App Store» перед тем, как вытащить номера из резервной копии:

  1. Перейдите в настройки смартфона и нажмите по Apple ID.
  2. Зайдите по вкладке «iTunes Store и App Store». Здесь проверьте галочку напротив «контакты». Она должна находится в положении «вкл».

Эта же рекомендация актуальна для iCloud.

Программы

Дополнительные утилиты помогают извлечь телефонную книгу из резервных копий, которые хранятся на ПК пользователя. Номера можно вытащить при помощи приложений:

Export & Backup Contact. Приложение распространяется бесплатно. Позволяет скопировать список абонентов на iOs в отдельный VCF файл. Работает под последней (ver. 13) операционной системой

Перекидывает контакты как со смартфонов, так и с iPad. Страничка для скачивания приложения.

Contaker, еще одно приложение для переноса списка абонентов, и другой важной информации со смартфона в облако. Распространяется бесплатно, но есть встроенные платные опции.
«Экспортные контакты». Платное ПО с неплохим функционалом

Переносит номера «одним касанием» в формат: XLSX, PDF, VCF, Excel, VCard. Есть много вариантов настроек копирования. Работает на версиях iOS 9 и выше. Страничка для скачивания.
iBackupBot. Эта программа для работы с бэкапом, который находится на ПК пользователя. Скачать и установить ПО можно с официальной страницы разработчиков. После первого запуска, утилита самостоятельно просканирует компьютер и найдет актуальные резервные копии. Пользователю останется лишь открыть бэкап в программе, кликнуть по вкладке «Contact», выделить одного или нескольких абонентов и нажать по кнопке «Export».

Через AirDrop

Этот метод полностью идентичен отправке одного контакта по почте. С той разницей, что в конце всех действий пользователь выбирает отправку методом «AirDrop». Но таким способом можно передать только на другое Apple устройство с MacOS, для ноутбука с Windows этот способ не сработает.

Создание новой записи

Нажмите кнопку создания записи, расположенную над таблицей. Заполните карточку персоны. Причем, чем больше информации о человеке вы заполните, тем проще потом будет отыскать нужную персону в базе, используя быстрый фильтр или детальный поиск.

Программа позволяет вводить неограниченное количество строк контактной информации для каждой персоны и организации.

Для вставки фотографии человека щелкните левой или правой кнопкой мыши на место, где должна быть фотография (в карточке записи). Из появившегося контекстного меню выберите пункт «Загрузить» из файла и укажите путь к файлу с фото (поддерживаются файлы формата JPEG, BMP, GIF). Если размер картинки окажется не 100×120 точек, то программа отобразит форму подрезки изображения, где вам предстоит указать лицо человека на этом фото, перемещая прямоугольник красного цвета. Только эта часть всей картинки будет вставлена в базу данных. Если изображение слишком крупное, нажимайте кнопку «Уменьшить», до тех пор, пока изображение не уменьшится до нужных размеров. После того как вы выбрали вырезаемую область с лицом человека, нажмите OK.

Также вы можете вставлять фотографию персоны через буфер обмена, например, из графического редактора Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Corel Draw и т.п. или же схватить и перетащить графический файл из любого окна Windows на поле фото в карточку человека.

Пройдитесь по всем вкладкам (средства связи, личные данные и т.д.) и внесите в поля ввода как можно больше известной вам информации о человеке.

Если вам недостаточно существующих полей ввода, вы можете добавить свои, изменить название существующих. Подробнее о редактировании полей смотрите в резделе Настройка полей/колонок.

Созданные вами, дополнительные поля отобразятся в карточке записи на вкладке «Доп.инфо». Название данной вкладки вы можете изменить в настройках программы («Сервис — Настройки»).

После заполнения карточки записи нажмите кнопку «Сохранить».

Ввод событий

События могут быть:

  • относящиеся к человеку (для ведения дел, связанных с этим человеком);
  • относящиеся к организации (для ведения дел, связанных с этой организацией);
  • независимые (общие праздники, например Новый год);

Типы событий: Звонок, Встреча, Консультация, Напоминание, и т.д. — справочник типов событий вы можете задать свой в настройках программы («Сервис — Настройки») на вкладке «События».

Это удобно для ведения дел по клиенту. Список событий отражает историю общения с человеком или организацией.

Состояния событий: Любое событие как правило заканчивается успешно или неудачно. В карточке события вы можете указать состояние (результат) данного события, выбрав одно из значений из раскрывающегося списка: «Успешно» или «Неудачно».

Настройте справочник состояний событий на свое усмотрение в настройках программы и там же укажите напоминать ли о событии при данном значении состояния. Ведь не всегда нужно напоминать о событии, состояние которого = «Успешно».

Вы можете создавать события в разделе «События» в дереве групп, указав в качестве объекта конкретную персону или организацию, к которой относится событие. Однако, удобнее это делать в карточке персоны/организации на вкладке «События».

Создание ссылок

Exiland Assistant позволяет в карточке персоны делать ссылки на других персон, организации, задачи, заметки, события, а также на файлы документов, папки, web-страницы.

Ссылки вы можете задать на вкладке ссылок. Введенные вами ссылки будут отображаться на панели детальной информации. По ним можно всегда быстро перейти к указанному объекту. Это очень удобно для быстрой навигации.

Ссылки вы можете создавать в разделе «Ссылки», а также прямо в карточке персоны, предприятия и т.д.

Например, у человека «Иванов Василий» можно ввести ссылку (связь) на Николая Пятеркина и назвать ее — «Коллега».

Вы можете указать связь персоны с каким-либо документом, например, с его трудовым договором.

Ссылки являются односторонними. Это обозначает, что если персона П2 является «другом» для персоны П1, то это не значит, что П1 друг П2.

Связи отображаются на панели детальной информации, которую можно показать/спрятать по кнопке «Детально», расположенную над таблицей.

Для ввода ссылки вы также можете хватать и перетаскивать файлы и папки в программу из окон Windows:

•в главное окно программы на таблицу ссылок

•в окно создания ссылки

Детальная информация о людях

Хранение контактов в базе данных Exiland Assistant позволяет получать быстрый доступ к необходимой информации и ее надежную защиту паролем и шифрованием, а напоминание о Днях рождения не даст забыть поздравить родственников, коллег, клиентов с предстоящим событием. Имеется возможность настроить напоминание заранее за указанное количество дней и в день рождения. Программа поддерживает надежную защиту информации паролем и шифрование.

Сетевой органайзер Exiland Assistant Enterprise позволяет организовать единую базу для множества пользователей локальной сети, вести базу клиентов, партнеров, сотрудников, задач по проектам. Для использования сетевого органайзера необходимо установить Exiland Assistant Server, поставляемый вместе с Exiland Assistant Enterprise, на ПК одного из пользователей или отдельный сервер. Вы можете бесплатно скачать органайзер Exiland Assistant, попробовать в работе на ваших данных.

Данные хранятся в папке программы на вашем ПК или флешке в локальном файле данных.

Все записи в органайзере содержатся в разделах «Контакты» и «Организации» в соответствующих подгруппах. Вы можете сгруппировать записи на ваше усмотрение, создать необходимые подгруппы; перенести в них существующие записи (простым перетаскиванием записи на нужную группу дерева групп).

Для добавления персоны встаньте на группу в дереве раздела Контакты, в которой хотите создать запись, нажмите маленькую кнопку создания записи (кнопка с зеленым плюсом, находится над таблицей записей в главном окне программы). Появится карточка человека.


База контактов. Карточка персоны со всей детальной информацией о человеке.

Заполните ее, нажмите «Сохранить». Хотя бы одно из полей: Фамилия, Имя или Отчество — обязательное для заполнения.

Общая и контактная информация. Каждая запись о персоне в базе органайзера Exiland Assistant может хранить следующие данные:

  • Фамилия, имя, отчество
  • Место работы, должность
  • Неограниченное количество мобильных, домашних, рабочих телефонов
  • Неограниченное количество e-mail адресов и адресов сайтов
  • Неограниченное количество учетных записей Skype, Вконтакте, Instagram и т.д.

Причем можно задать порядок расположения контактной информации, перемещая строки вниз-вверх с помощью кнопок со стрелками.

Личные данные о человеке, которые может содержать карточка персоны:

  • Дата рождения. Причем год указывать не обязательно (многие его даже не знают). По дате рождения автоматически вычисляется и отображается знак зодиака и возраст (если указан год). Если не нужно отображать — отображение этих двух полей вы можете отключить в настройках программы (меню Сервис/Настройки).
  • Пол
  • Семейное положение
  • Количество детей
  • Увлечения (хобби)
  • Псевдоним (кличка)

Важным преимуществом программы органайзера Exiland Assistant перед аналогами является расширяемая структура данных — если вам недостаточно стандартных (предусмотренных программой) полей, вы можете самостоятельно их добавить через меню Сервис/Настройка полей. Примером дополнительных полей могут быть серия, номер паспорта, цвет волос, цвет глаз, сумма долга и т.д. – все что угодно, зависит от ваших потребностей. Правда есть ограничение: каждое дополнительное поле в базе контактов позволяет хранить до 2000 знаков текста, но, в большинстве случаев, этого достаточно. Количество дополнительных полей — не более 30 на каждый раздел программы.

Кроме того, карточка персоны содержит текстовое поле «Примечания» неограниченной длины, куда можно записывать произвольным текстом любые записи, относящиеся к персоне. Это могут быть результаты переговоров, пароли, любая уточняющая или справочная информация.

Кроме контактной информации карточка человека может содержать ссылки на локальные и сетевые файлы, папки, web-ресурсы, на другие записи персон или организаций.

Также программа позволяет вести список событий по людям (закладка События в карточке персоны), напоминать о них. Событиями могут быть звонки, встречи, консультации, и т.д. или просто напоминания о дате.

Каждая персона может содержаться более чем в одной группе (категории), поскольку человек может быть одновременно другом и сотрудником.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий