Как навести порядок в файлах на компьютере или 7 шагов к порядку

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.


Просто и удобноИсточник kitchendecorium.ru

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата

Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

  • Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
  • Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.


Папки-регистраторыИсточник newstes.ru

  • Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
  • Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.


Для ценностей и документовИсточник static-xiaoguotu.17house.com

  • Доска-оганайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
  • Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.


Доска-оганайзерИсточник i.pinimg.com

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

Сортировка в папках

Сейчас будет интереснее! Допустим, вы скачали в папку Movies седьмой сезон любимого сериала, все эпизоды которого легли во вложенную папку. В корне Movies у вас много отдельных файлов — фильмы, торрент-файлы и т.д. Обычная сортировка по дате тут не помогает, потому что папки оседают внизу — под файлами.

Обычная сортировка папки по дате в папке

Сортировка по имени поднимет папки вверх, но свежая папка затеряется в их списке, и все равно придется искать ее глазами.

Папки: сортировка по дате – «папки всегда вверху»

Секретное решение заложено в проводник со времен Windows Vista.

  1. Щелкните столбец Дата изменения, чтобы новое было сверху.
  2. Удерживая Shift , щелкните столбец Тип (также сработает Имя).

Сверху отобразятся папки, отсортированные по дате, и свежая папка будет в самом верху!

Индикатор сортировки в проводнике всегда указывает на основной столбец, а дополнительные критерии никак не обозначены

Проводник запоминает комбинированное состояние сортировки, но его можно сбросить – сначала удерживая Ctrl , щелкните по тому же столбцу, а потом отсортируйте по дате изменения как обычно.

Папки: сортировка по нескольким критериям

Сортировка по дате – это самая распространенная постановка вопроса, но трюк с Shift работает с любыми столбцами, причем вы можете применить одновременно несколько критериев сортировки!

Чтобы продемонстрировать это, я сгенерировал полтора десятка файлов двух типов с разными размерами и датами создания, а для наглядности сделал GIF с четырьмя состояниями сортировки.

По порядку фреймов:

  1. В исходном состоянии папки отсортированы по имени.
  2. Сортируем по типу обычным способом.
  3. Сортируем с Shift по размеру, и файлы каждого типа выстраиваются по убыванию размера.
  4. Сортируем с Shift по дате изменения, и файлы одного размера выстраиваются от новых к старым!

Бонус: сортировка в Total Commander

Дочитав статью до этого места, некоторые из вас, думаю, уже проверили, работает ли прием с Shift в любимом файловом менеджере. Total Commander так тоже умеет! Причем у него реализация более наглядная.

У Total Commander в столбцах появляются стрелки и порядковый номер сортировки, а основной столбец выделен цветом

Грабли

Есть пара моментов, которые нужно учитывать.

  1. В проводнике у трюка с Shift есть ограничение – он не работает при активной панели просмотра, но она быстро переключается по Alt + P .
  2. Применительно к сортировке по дате вместо этого фокуса в сети встречаются советы использовать столбец Дата вместо Дата изменения. Это чревато тем, созданный год назад и скачанный сегодня документ не окажется вверху списка.

Шаги

Метод 1 из 2:

Сортировка по алфавиту

  1. 1

    Разложите документы по алфавиту, исходя из их названия. Используйте для этого так называемый алфавитный указатель.

  2. 2

    Положите документы в ту или иную буквенную папку, исходя из того, с какой буквы они начинаются. Упорядочивать документы, которые начинаются с одной и той же буквы, надо по второй букве названия. Если же и вторая буква совпадает — то по третьей. Или по четвертой. Или по пятой. Отклонений от этого алгоритма здесь нет и быть не может, но это воздастся вам сторицей — эта сортировка сотрет все белые пятна в документации.

  3. 3

    Опишите, каким образом вы сортировали документы. Вам нужно, чтобы каждый, кто имеет доступ к упорядоченным вами документам, знал, по какому принципу они разложены.

  4. 4

    Положите документы в ящик или туда, где они должны храниться, не нарушая порядка. Добавляя к документам что-то новое, не забывайте про алфавит!

Метод 2 из 2:

Индексация документов

  1. 1

    Воспользуйтесь ярлыками с буквами алфавита. Индексация (проще говоря — подписывание) документов является основой основ в деле упорядочивания документов. Именно на этом этапе документы будут переноситься в соответствующие разделы и секции вашего каталога. Собственно, названия разделов служат для описания их содержимого, и тогда название раздела становится и названием документа. Упорядочьте разделы по алфавиту, воспользовавшись приведенными ниже советами.

  2. 2

    Имена собственные можно проиндексировать в следующем порядке: фамилия, затем имя, затем отчество или второе имя. Пунктуацию можно игнорировать.

    • Если используются префиксы, то соедините префикс с той частью имени, которую он предваряет, и поставьте ее на первое место. Знаки пунктуации не нужны.
    • Дефисы можно игнорировать, а части имени до и после дефиса ставьте на первое место.
    • Аббревиатуры и однобуквенные слова индексируются как есть. Инициалы дробятся на отдельные части.
    • Должности и именные суффиксы указываются в последнюю очередь, при этом сперва указывается должность, потом суффикс.
  3. 3

    Документы, относящиеся к организациям, можно упорядочить по названию оных предприятий. В данном случае каждое слово названия организации считается отдельным элементом. Учет идет в том же порядке, в каком представлены в названии слова.

    • Аббревиатуры и однобуквенные слова индексируются как есть. Буквы при этом следует разделять пробелами и считать отдельными друг от друга элементами.
    • Знаки пунктуации в данном случается опускаются, слова до и после пунктуационных знаков указываются в первом элементе.
    • Цифры и номера записываются в буквенном формате и индексируются так, как индексировались бы, будь они изначально словами. Знаки пунктуации опять же опускаются. Документы, название которых начинается с римских цифр, располагаются раньше аналогичных, чье название начинается с арабских цифр, при этом цифры указываются от меньшей к большей. Только после этого можно располагать документы, начинающиеся со слов.
    • Все символы записываются словами, все цифры, непосредственно связанные с символом, следует указывать в первом элементе.
  4. 4

    Названия правительственных организаций индексируются с указанием на первом месте страны и региона юрисдикции той или иной организации. Название организации указываются в следующем элементе, а слова “управление”, “бюро”, “представительно” и аналогичные указываются в самом конце.

  5. 5

    В том случае, если имена одинаковые, используйте адрес для каталогизации документов. Используйте следующий порядок: название > регион > город > название улицы > номер дома.

Советы

Всегда кладите документы обратно туда же, откуда вы их брали.
При индексации важно в первую очередь следовать стандартным правилам, только потом — корпоративным.
Разработайте систему для указания, когда и кем был получен документ.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

СортировкаИсточник res.cloudinary.com

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).

Пластиковый короб для бумагИсточник cdn1.ozone.ru

  • Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
  • Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
  • Нотариально заверенные бумаги.
  • Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Системы хранения в интерьереИсточник yellowhome.ru

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

В ящике столаИсточник i.pinimg.com

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.


Папка для основных документовИсточник comfylife.ru

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 


На открытых полкахИсточник media.placester.com

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

  • Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
  • Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
  • Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Настольный органайзерИсточник avatars.mds.yandex.net

История вопроса

Обычно, этот подзаголовок я использую для рассказа об эволюции той или иной фичи, но сегодня я вас развлеку историей о нелегком пути этой статьи на свет.

Вопрос про библиотеки мне задал в почте читатель Евгений К. Порывшись в блоге, я выяснил, что конкретного решения не публиковал, а на новую отдельную статью оно не тянуло. Я скинул ответ почтой и сделал себе пометку написать о нем в соцсетях. Но мысль о том, что я уже писал на эту тему крепко засела в голове.

Я прошерстил OneNote и нашел упоминание о сортировке с Shift ! Оно оказалось в набросках к опубликованной четыре (!) года назад статье 14 способов использования мыши в связке с клавиатурой для ускорения работы. Очевидно, я тогда решил, что трюк заслуживает отдельного материала в продолжение темы (и даже сделал пометку ToDo

Увеличить рисунок Наброски к записи 2012 года в архиве OneNote

Теперь я доставил вам и пятнадцатый способ Лучше поздно, чем никогда!

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий