Рубрики

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

• Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
• Упорядочивание справочных данных о документации.
• Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
• Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы

Где регистрировать документы?

В настоящее время самой распространенной формой регистрации документов, в том числе приказов, является журнал, или книга. Это достаточно удобно, так как все сведения о регистрации систематизированы в одном (нескольких) журнале, из которого невозможно изъять данные или внести запись задним числом. И даже при наличии современных программных продуктов и все более распространяющегося электронного документооборота кадровики предпочитают именно журнальную форму регистрации.

Конечно, при такой форме регистрации может возникнуть трудность с поиском документа: если не знать дату или номер, придется пролистывать весь журнал.

Итак, журнал регистрации представляет собой книгу с разграфленными страницами. Он ведется до полного заполнения. На обложке каждого журнала регистрации необходимо указать наименование организации, заголовок, дату заведения (дату окончания проставляют после полного заполнения журнала). Приведем пример.

--------------------------------------------------------------------------¬¦            Общество с ограниченной ответственностью "Август"            ¦¦                                                                         ¦¦       Журнал регистрации приказов о расторжении трудовых договоров      ¦¦                                                                         ¦¦                            Начат: 11.01.2011                            ¦¦                         Окончен: ______________                         ¦¦                                                                         ¦¦                          Срок хранения - 75 лет                         ¦L--------------------------------------------------------------------------

Формы журналов (книг) регистрации разрабатываются работодателем самостоятельно. Например, журнал регистрации внутренних документов может выглядеть следующим образом.

    Дата     документа

  Индекс документа

   Кто  подписал

    Краткое     содержание  

    Отметка об исполнении          документа

      1    

    2    

    3   

       4      

              5

 11.01.2011

1/лс-п   

Директор

О приеме      Л.Г. Тумановой

В дело N 03-06 менеджер покадрам Сокова

 26.01.2011

2/лс-пд  

Директор

О переводе    Ю.О. Комова   

В дело N 03-06 менеджер покадрам Сокова

 ...       

...      

...     

...           

...

Если необходимо внести какие-либо другие данные, можно включить дополнительные графы.

Однако формы некоторых регистрационных журналов приведены в нормативных актах. В частности, Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

В соответствии с п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» все организации, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны вести журнал учета проверок, форма которого утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.

Также работодатель обязан вести журнал, в котором регистрируется проведение всех видов инструктажей по охране труда. Форма его не утверждена, но п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций <1> установлены обязательные графы: подписи инструктируемого работника и инструктирующего и дата проведения инструктажа.

<1> Утвержден Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29.

В любом случае журнал регистрации должен быть защищен от изъятия страниц или вложений. Для этого страницы нумеруются, а журнал прошивается. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с надписью о количестве листов в журнале с оттиском печати отдела кадров (организации).

Регистрационный номер входящего документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). Если документ составлен совместно двумя и более организациями, то проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа (разд. 4, п. 5.11 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Таким образом, регистрационный номер документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

При регистрации, как правило, используется сквозная нумерация порядковых номеров (в порядке возрастания) в течение календарного года с 1 января по 31 декабря.

Структура регистрационного номера входящего документа устанавливается организацией в локальном нормативном акте по делопроизводству с учетом применяемых ею классификаторов (справочников): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематического (вопросов деятельности); указаний по исполнению документов; исполнителей и др.
Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален. Это значит, что два входящих документа с разными исходящими номерами не могут иметь один и тот же входящий регистрационный номер.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

• Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
• Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
• Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Дополнительные графы

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Исходящие документы

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

• подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
• утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
• заседания или принятия решения (для протоколов);
• события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

                           --------------------¬                           ¦  Исх. N 03-05/61  ¦                           L--------------------

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

          --------------------¬             --------------------¬          ¦   Исх. N К-05/61  ¦   или так   ¦     Исх. N 61к    ¦          L--------------------             L--------------------

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

 N п/п

  N и дата  исходящего документа 

   Кому    адресован документ 

  Краткое   содержание

    Кем      подписан 

Отметка обисполнении

  N дела,  куда подшит  документ 

...

    ...    

    ...   

    ...    

    ...    

    ...   

    ...    

 12

N 01-16ю от23.01.2012 

Директору ООО "Плюс"г. Москва 

Об участии юристов    компании в конференции

Директор   

Отправлен почтой    

     03    

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

«СБИС»

Популярный в РФ сервис ЭДО, позволяющий вести обмен документами внутри компании, с партнерами, клиентами и государственными органами. Доступны следующие возможности:

• проверка контрагентов;
• подготовка, контроль и отправка отчетов в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»;
• поиск тендеров, сбор информации со всех площадок, расширенная аналитика закупок;
• дистанционный сбор фискальных отчётов и сведений с онлайн-касс;
• ведение бухгалтерского, складского и кадрового учётов;
• внутренняя корпоративная социальная сеть, позволяющая не только вести переписку и обмениваться информацией, но и осуществлять видеосвязь;
• управление бизнес-процессами;
• CRM-система для отдела активных продаж.

Имеется бесплатная версия, предоставляющая доступ к приему документов от контрагентов, работе с первичными бухгалтерскими документами, созданию отчетов в государственные органы. Для удобства работы предусмотрена возможность установки мобильного приложения для смартфона, работающего на операционной системе «iOS» и «Android».

В бесплатной версии «СБИС» нельзя осуществлять отправку электронных документов адресантам (в том числе в государственные органы и контрагентам). Для этого потребуется подключить минимальный пакет, стоимость которого составляет 500 рублей в год. За эти деньги Вы получаете одну электронно-цифровую подпись (ЭЦП), возможность отправки нулевой отчётности, 200 исходящих «пакетов»/год (по 50 за квартал), доступ к внутреннему мессенджеру и использование видеосвязи. Один «пакет» соответствует 1 отправке комплекта документов. Если Вам этого мало, есть возможность докупать данную опцию. Цена 7 рублей/пакет. За отдельную плату можно подключить уведомления по СМС или «Viber».

Если у Вас ненулевая отчётность и вы не хотите тратить время на поездки в государственные органы для её сдачи, потребуется дополнительно подключить тариф «Легкий» из раздела «Отчетность и бухгалтерия». Стоимость составляет 1700 рублей/год для «ИП», 2600 руб./год для «ООО» на упрощенной системе налогообложения (УСН) или «вменёнке» (ЕНВД). Данная опция позволит осуществлять отправку отчётов в «ПФР», «ФСС» и «ФНС», а также откроет доступ к оформлению больничных в электронном виде.

Для организаций, находящихся на основной системе налогообложения (ОСН), стоимость «Легкого» тарифа составит 3600 рублей/год, что обусловлено увеличением количества сдаваемых документов. За дополнительную плату можно подключить опцию по отправке отчетов в «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование», «МВД», «ЦБ РФ».

В целом, сервис электронного документооборота «СБИС» предоставляет большую гибкость в настройках. Можно легко настроить систему под текущие потребности бизнеса. Более подробно о стоимости ведения управленческого учёта, анализа тендерных площадок, использовании CRM-системы, интеграции с онлайн-кассами и другими решениями «SBIS» Вы можете прочитать на их официальном сайте.

Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок?

Вопрос:

Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок для облегчения нашей работы (в организации отсутствует электронный документооборот)?

Ответ:

Можно использовать три метода.

МЕТОД 1: MS Excel

Самый простой и бесплатный метод регистрации — регистрация в электронных таблицах, самый распространенный табличный редактор – это MS Excel.

Необходимо провести следующие мероприятия:

• Сформировать две сетевые папки: одна — для входящей и исходящей корреспонденции, которую нужно открыть для чтения для всех сотрудников; вторая – для всех остальных документов, но доступ для редактирования необходимо дать только сотрудникам службы ДОУ.
• Сделать журналы регистрации документов. Для этого сформировать отдельные файлы с таблицами, которые содержат все обязательные реквизиты, включая трек-номер отправления (номер из накладной курьерской службы или с чека Почты РФ) и сотрудника–исполнителя.

МЕТОД 2: Специализированные программы

МЕТОД 3: СЭД

Системы электронного документооборота, которые можно использовать только службе ДОУ и не распространять на всю организацию. Там уже все настроено для пользователя: самый быстрый ввод данных о документе, автоматизированный контроль исполнения, а также предусмотрено сканирование и хранение документов. Но если использовать такие СЭД только в одном подразделении, то они будут обходиться организации довольно дорого.

Преимущества и недостатки каждого из методов даны в таблице:

/Е. Бугаева
Подробный материал по теме ищите в нашем журнале.

Для физических лиц
Для юридического лица
Подписка на эл.версию

13.03.2020, 15:17

Бизнес и финансы

БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумагиУправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги — контрольЦенные бумаги — оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудитМеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетикаАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Прочие документы: доверенности, входящая и исходящая корреспонденция, командировочные удостоверения

Программа «Учет и регистрация документов» предназначена для оформления доверенностей и командировочных удостоверений, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также ведения журнала регистрации заказных писем. Главное меню программы содержит пункты:
1. Справочники – основные справочники, используемые в программе «Доверенности, входящая и исходящая корреспонденция, командировочные удостоверения» .
1.1. Организации – общий справочник сторонних юридических и физических лиц (контрагенты Вашего предприятия: покупатели, поставщики, учредители и так далее)
1.2. Константы – общие в программе НМА константы: наименование предприятия, адрес, ИНН, КПП, банковские реквизиты и другие.
1.3. Работники предприятия – общий справочник сотрудников предприятия, содержит информацию о работниках, включая паспортные данные.
2. Данные
2.1. Журнал командировочных удостоверений – представляет собой журнал выписанных командировочных удостоверений в электронном виде. Добавить новый документ можно кнопкой «F5 Добавить», в открывшемся окне «Карточка удостоверения» укажите сотрудника, отправляемого в командировку из справочника «Работники» нажав кнопку «Работник (Фамилия И.О.)». Далее подтвердите добавление нажав кнопку «Сохранить». Для формирования документа по форме Т-13 нажмите кнопку «F9 Печать удостоверения».
2.2. Журнал доверенностей – пункт меню программы, предназначен для оформления доверенностей по типовой форме М-2. Создание новой доверенности происходит по стандартной последовательности: «F5 Добавить», в открывшейся форме укажите необходимую информацию, в том числе из справочников «Работник (Фамилия И.О.)» и «Поставщик» и подтвердите ввод кнопкой «Сохранить». Чтобы сформировать форму доверенности М-2 для печати, воспользуйтесь кнопкой «F9 Печать доверенности».
2.3. Журнал регистрации заказных писем – сервисный пункт для формирования списка поданных на отправку Заказных писем для почты России.
2.4. Корреспонденция. Журналы регистрации.
2.4.1. Входящая корреспонденция – журнал регистрации входящих документов в электронном виде. Электронный журнал входящих документов
позволяет в удобной для пользователя форме сохранить электронную копию документа, представленную в произвольном формате (файл изображения,
документ Microsoft Office, файл PDF и другие). Для прикрепления произвольного файла или файлов к входящему документу нажмите кнопку «0 файл(ов)»
в журнале «Входящая корреспонденция». Далее Вы можете, используя технику Drag and Drop (перетащить и отпустить), или нажав правую кнопку мыши
вызвать контекстное меню «Вставить из буфера обмена Windows», «Вставить из буфера обмена MS Outlook» добавить файл, прикрепляемый к входящему документу.
Просмотреть вложенные файлы можно нажав кнопку «Открыть». Вложенный файл будет открыт в ассоциированной с типом вложенного файла программе.
Таким образом, сохраняя электронные копии документов, при регистрации входящей корреспонденции, Вы в кратчайшее время можете не только найти зарегистрированный
документ, но и получить его копию.
2.4.2. Исходящая корреспонденция — журнал регистрации исходящих документов в электронном виде.
Оба пункта меню обладают функцией поиска «F7 Фильтр» по нескольким параметрам и функцией «F11 Копировать».
3. Разное — сервисный пункт, содержащий пункты Упаковка и переиндексация. Является необязательным к использованию.

Итог

Но мы, напомним, в нашей статье ведем речь о регистрации документов, поэтому возвращаемся к рассматриваемой теме. Зарегистрировать документы для рвп желающий иностранный гражданин может в миграционной службе. Их перечень (с учетом изменений текущего года) имеет следующий вид:

1. документ, удостоверяющий личность (выданный той страной, из которой человек прибыл),
2. два заявления об рвп на специальных бланках,
3. столько же фотографий три на четыре (четких, на которых человек не может быть с одетыми очками или головным убором),
4. документ из медицинского учреждения, где есть сведения об отсутствии венерический и других серьезных, представляющих угрозу обществу, заболеваний,
5. справку-подтверждение на право жить не в родном государстве.

Бывают случаи, когда для оформления рвп требуются и другие дополнительные справки. Их предоставление может быть потребовано от каждого, обратившегося к сотрудникам фмс, в частном порядке. Этот список также зависит от действующих изменений законодательства.

Как вывод, можно сказать следующее: регистрация документов организации – процедура, во время которой необходимо выдерживать все законодательные нюансы. Делопроизводство на предприятиях, в учреждениях, организациях – отнюдь не второстепенный отдел. Ведь если с документацией фирмы порядок, слаженность ее работы (касательно организационного плана) гарантирована. И не смотря на время года и день на улице, Вы можете спать спокойно.